Zásady zpracování osobních údajů


Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů jsme my, tedy Centrum uznávání a celoživotního učení olomouckého kraje., IČO: 75154803, se sídlem Roosveltova 79, 779 00 Olomouc, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl L, vložka 12198. Kontaktovat nás můžete:

  • elektronicky prostřednictvím cuok@seznam.cz
  • telefonicky na čísle +420 585 724 300

2. Rozsah shromažďovaných osobních údajů

Pokud se nás rozhodnete kontaktovat, budeme o vás zpracovávat primárně váš e-mail anebo telefon; to podle toho, jaký z uvedených kontaktních údajů vložíte do kontaktního formuláře. Dále pak budeme zpracovávat veškeré údaje, které nám sdělíte v textu vaší zprávy.

Vedle toho budeme zpracovávat i vaše elektronické údaje, zejména IP adresu, typ prohlížeče, název domény a cookies.

Poskytnutí vašich osobních údajů je ve všech případech vždy zcela dobrovolné.

3. Účel, právní základ a doba zpracování

Veškeré osobní údaje vložené do kontaktního formuláře budeme zpracovávat za účelem zpracování vaší zprávy a přípravy odpovědi na ní, případně proto, abychom vás mohli přímo kontaktovat. Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. g) GDPR, tedy zájem komunikovat s vámi ohledně záležitosti, ve které jste se na nás obrátili. K tomuto účelu budeme osobní údaje zpracovávat po celou dobu, po kterou spolu budeme komunikovat, maximálně však po dobu 24 měsíců od poslední komunikace s Vámi.

Tím samozřejmě není dotčeno naše právo zpracovávat tyto údaje za jinými účely a na základě jiných právních titulů (např. za účelem plnění smlouvy, pokud se s námi rozhodnete spolupracovat). O takových účelech a právních základech vás však budeme informovat v zásadách zpracování osobních údajů našich obchodních partnerů, dostupných níže.

Pokud nám rovněž udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, budeme vaše kontaktní údaje zpracovávat též za účelem předložení nabídky, smluvení schůzky příp. pro další běžné obchodní činnosti. Právním základem takového zpracování bude váš souhlas ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, jehož udělení je dobrovolné. Souhlas můžete samozřejmě kdykoli odvolat. Pokud souhlas odvoláte, nebude tím dotčeno zpracování vašich osobních údajů postavené na takovém souhlasu před jeho odvoláním. Rovněž i váš souhlas bude časově omezený, a to na dobu 2 let od okamžiku jeho udělení.

4. Kategorie příjemců osobních údajů

Vaše osobní údaje můžeme předávat zpracovatelům, se kterými jsme uzavřeli zpracovatelskou smlouvu, a kteří zajišťuji řádné zabezpečení osobních údajů. Jsou jimi zejména poskytovatelé webového rozhraní, informačního systému, marketingového softwaru, služeb či aplikací.

5. Vaše práva

Coby subjekt údajů máte dle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR); právo na opravu nebo výmaz osobních údajů (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR); právo na omezení zpracování osobních údajů (za podmínek čl. 18 GDPR); právo vznést námitku proti zpracování (za podmínek čl. 21 GDPR), zejména proti zpracování osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu; právo na přenositelnost údajů (za podmínek čl. 20 GDPR); právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud se domníváte, že bylo porušeno vaše právo na ochranu osobních údajů, má též právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Zásady zpracování osobních údajů partnerů Centra uznávání a celoživotního učení Olomouckého kraje

 

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů jsme my, tedy Centrum uznávání a celoživotního učení olomouckého kraje., IČO: 75154803, se sídlem Roosveltova 79, 779 00 Olomouc, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl L, vložka 12198. Kontaktovat nás můžete:

  • elektronicky prostřednictvím cuok@seznam.cz
  • telefonicky na čísle +420 585 724 300

2. Účely a právní základ pro zpracování

2.1 Jednání o uzavření smlouvy

Osobní údaje partnerů zpracováváme za účelem uzavřením smlouvy. K takovému zpracování dochází v počáteční fázi komunikace mezi námi a partnery, tedy zejména při vyjednávání za účelem uzavření příslušné smlouvy. Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.

2.2 Plnění uzavřené smlouvy

Jakmile je smlouva uzavřena, zpracováváme osobní údaje za účelem plnění uzavřené smlouvy, tedy abychom např. věděli, komu máme naše služby poskytovat. Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů.

2.3 Plnění právních povinností

Osobní údaje partnerů zpracováváme také za účelem plnění našich povinností vyplývajících z obecné závazných právních předpisů. Jedná se zejména o povinnosti vyplývající ze zákona o účetnictví a zákona o DPH. Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti, která se na nás coby správce osobních údajů vztahuje.

2.4 Naše oprávněné zájmy

Kromě výše uvedeného můžeme zpracovávat osobní údaje partnerů za účelem určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků. Právním základem tohoto zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – náš oprávněný zájem.

3. Kategorie příjemců osobních údajů

3.1 Orgány veřejné moci

Osobní údaje partnerů budeme předávat příslušným orgánům veřejné moci (např. finančním úřadům apod.), pokud nás o to v rámci svých pravomocí požádají. Tyto orgány budou osobní údaje partnerů dále zpracovávat jako samostatní správci.

3.2 Zpracovatelé

Vedle toho můžeme osobní údaje partnerů předávat příjemcům, se kterými uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů a kteří budou osobní údaje zpracovávat v postavení našich zpracovatelů (např. subjekty poskytující služby účetnictví, daňového poradenství, tiskové a poštovní služby, právní služby, IT služby, cloudové služby, případně auditoři apod.). Uvědomujeme si důležitost zabezpečení osobních údajů, a proto budeme osobní údaje partnerů předávat jen těm zpracovatelům, kteří se nám zaručí, že tyto osobní údaje nebudou dále předávány žádnému dalšímu zpracovateli, který nebude schopen zajistit dostatečné zabezpečení osobních údajů.

4. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje budeme zpracovávat vždy po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování. Zánikem jednoho z právních základů pro zpracování osobních údajů však není dotčeno zpracování osobních údajů na základě jiného právního základu.

4.1 Jednání o uzavření smlouvy

Za tímto účelem budeme zpracovávat osobní údaje partnerů po dobu vyjednávání podmínek smlouvy do okamžiku uzavření příslušné smlouvy. Pokud k uzavření smlouvy (dohody) nedojde, budeme zpracovávat osobní údaje maximálně po dobu 24 měsíců od poslední komunikace mezi námi a partnerem.

4.2 Plnění uzavřené smlouvy

Za tímto účelem budeme zpracovávat osobní údaje partnerů po dobu trváním závazků z uzavřené smlouvy a následně do zániku poslední z povinností sjednaných v uzavřené smlouvě.

4.3 Plnění právních povinností

Za tímto účelem budeme zpracovávat osobní údaje partnerů po dobu trvání příslušné právní povinnosti. Např. daňové doklady musíme ze zákona uchovávat po dobu 10 let.

4.4 Právní nároky

Za tímto účelem budeme zpracovávat osobní údaje po dobu existence příslušného právního nároku (např. do doby zaplacení faktury), maximálně však po dobu 1 roku po uplynutí promlčecí lhůty dle obecně závazných právních předpisů. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jakéhokoli jiného řízení, ve kterém budou řešeny práva či povinnosti vyplývající z příslušného právního nároku, neskončí doba zpracování osobních údajů k tomuto účelu před pravomocným skončením takového řízení.

4.5 Výmaz osobních údajů

Bezodkladně po uplynutí doby zpracování osobních údajů příslušné osobní údaje, u kterých pominul účel jejich zpracování, anonymizujeme či zlikvidujeme.

5. Práva subjektů údajů

Každý partner má dle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) mimo jiné tato práva:

  • právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (za podmínek čl. 15 GDPR);
  • právo na opravu nebo výmaz osobních údajů (za podmínek čl. 16 nebo čl. 17 GDPR);
  • právo na omezení zpracování osobních údajů (za podmínek čl. 18 GDPR);
  • právo vznést námitku proti zpracování (za podmínek čl. 21 GDPR), zejména proti zpracování osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu;
  • právo na přenositelnost údajů (za podmínek čl. 20 GDPR).

V případě, že se partner bude domnívat, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů, má též právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.